Simplificación de trámites documentarios y su influencia en la optimización de los servicios administrativos en la UNHEVAL – Huánuco 2014

Abstract

La presente investigación estuvo enfocado en el propósito de identificar y determinar de como la Simplificación de Trámites Documentarios incide en la Optimización de los Servicios Administrativos en la Universidad Nacional Hermilio Valdizán Huánuco (más adelante UNHEVAL); problemática que está relacionada con la falta de agilidad y simplificación en los procesos de la Simplificación Administrativa Ley 27444, que determina como objetivos de dicho sistema agilizar y simplificar los trámites documentarios a fin de optimizar los trámites administrativos. Sin embargo, al analizar el procedimiento administrativo en la oficina de personal de la UNHEVAL se observa que dentro de los procesos de trámite documentario se establecen términos demasiado prolongados para la atención de las mismas, por lo que estos lapsos demasiados excesivos están en contra de la agilidad y simplificación, y afectan también el cumplimiento de la eficacia y la eficiencia como principio vigente en el ámbito administrativo. El objetivo que orientó la presente investigación fue demostrar la influencia de la Simplificación de Trámites Documentarios en el mejoramiento de la Optimización de los Servicios Administrativos en la UNHEVAL. El marco teórico, describe los antecedentes que se han podido obtener de las investigaciones que tratan sobre las variables estudiadas y de las experiencias realizadas en el Ministerio de Educación, de la misma manera, el señalar los enfoques teóricos de la Simplificación Administrativa que se han tomado como base científica, así como la definición conceptual de términos que utilizamos durante el proceso de la ejecución del estudio. La investigación se trabajó con los procesos administrativos más relevantes de la Oficina de Personal, llevado a cabo en cada uno de sus unidades, dado que esta oficina es un punto crítico para los trabajadores y docentes de la institución, sin dejar de lado a los usuarios externos, ya que todos ellos fueron quienes nos proporcionaron información relevante para determinar su grado de satisfacción. La presente investigación es de tipo descriptivo, porque nos permitió encontrar las razones y causas que provocan ciertos fenómenos. Se empleó el método de la observación, la deducción, el análisis y la síntesis. Se trabajó con el diseño de tipo experimental con su variante pre-experimental, de acuerdo a su finalidad fue aplicada a un nuestra no probabilística de 12 trabajadores administrativos que conforman los funcionarios, profesionales y técnicos de la Oficina de Personal, y 20 usuarios, conocedores de la problemática. El instrumento empleado fue el cuestionario donde se utilizó la técnica de la encuesta. Los datos fueron procesados mediante la estadística descriptiva, la comprobación de la hipótesis se hizo mediante la prueba estadístico del “t” Student. Para la variable Simplificación de Trámites Documentarios, se realizó un modelo de Guía de Procedimientos Administrativos, para el desarrollo de una práctica organizativa y eficiente que promueva una participación responsable de todos los actores y de esta manera poder optimizar los servicios administrativos en la UNHEVAL, buscando siempre el mejoramiento de la satisfacción del usuario. Finalmente, los resultados evidencian que de los datos extraídos el 84% revelaron que SI existe una incidencia positiva de las condiciones de la Simplificación de Trámites Documentarios en la Optimización de los Servicios Administrativos en la UNHEVAL. Mientras que el 16% de la unidad de análisis manifestaron que no existe ninguna mejora. Frente a lo encontrado nos ha permitido observar que existen varias deficiencias que se deben mejorar progresivamente en relación a los procesos de la Simplificación de Trámites Documentarios, para así generar la Optimización de los Servicios Administrativos en toda la institución y por ende una satisfacción hacia el usuario a través de un proceso dinámico de mejora continua que genere eficiencia y desburocratización de los procesos, la cual es una herramienta imprescindible para la satisfacción del usuario, que contribuye directamente al desarrollo de la institución.