Propuesta de rediseño del proceso de gestión de anticipos basado en la herramienta BPMS ARIS para la gerencia de administración y finanzas de una entidad del estado.

Abstract

La entidad pública (caso de estudio), específicamente la Gerencia de Administración y Finanzas, presenta una problemática que es la mala gestión y administración de los recursos para otorgar un anticipo. Teniendo en consideración que la finalidad del proceso de Gestión de Anticipos es otorgar un anticipo a personal de la Institución para el pago de obligaciones que, por la naturaleza de determinadas funciones o características de ciertas tareas o trabajos indispensables para el cumplimiento de sus objetivos institucionales, no pueden ser efectuados de manera directa por la Oficina General de Administración o la que haga sus veces en la Unidad Ejecutora. En la presente tesis, se planteó el objetivo de proponer el rediseño del proceso de gestión de anticipos basado en la herramienta Aris para mejorar la eficiencia de la Gerencia de Administración y Finanzas de la organización. Luego de realizar reuniones de trabajo de relevamiento de información con los colaboradores que participan durante todo el proceso de gestión de anticipos, se elaboró el modelado actual As-ls en notación EPC utilizando la herramienta Aris, identificándose ejecución de actividades que no agregan valor, más por el contrario, consumen recursos; por ejemplo, el caso de la generación de una serie de documentos físicos como: memorandos, hojas informativas, entre otros, que no hacen más que dilatar el tiempo de otorgamiento de un anticipo. Posteriormente, se efectúa el análisis del proceso a través de la implementación de reglas de negocio y la automatización de actividades, llegándose a elaborar una lista de oportunidades de mejora que permitirá lograr la eficiencia del proceso y de la Gerencia de Administración y Finanzas. Finalmente, se concluye con la obtención del modelo rediseñado To-Be del proceso de gestión de anticipos utilizando la herramienta Aris, lográndose proponer la automatización de casi la totalidad de las actividades del proceso a través de especificaciones de casos de uso (interacción usuario- sistema), y con ello, su eficiencia.