Impacto del software "gesdoc" en la gestión documentaria de la unidad de archivos de la Empresa Seda Huánuco S.A., Año-2015

Abstract

El trabajo de investigación desarrollado, se ha realizado en la empresa SEDA HUANUCO S.A., con la finalidad de mejorar los procedimientos administrativos de Gestión Documentaría de la Unidad de Archivos, diseñando y dotándole de un software específico para automatizar las tareas y actividades que se desarrollan en sus procesos administrativos. A nivel nacional las microempresas presentan deficiencias en su gestión empresarial, el que es ocasionado por varias razones, tanto en el aspecto administrativo, operacional y financiero; la empresa SEDA HUANUCO S.A. el que está ubicado en el Jirón General Prado 570, de la ciudad de Huánuco distrito y Provincia de Huánuco de la Región de Huánuco, no es ajeno a esta realidad, por ser una organización de 50 años de vida institucional percibe deficiencias en uso de los recursos, sobre todo en el aspecto de los recursos de la tecnología de información, no permitiendo mejorar los procedimientos administrativos en lo que respecta a la gestión documentaría, debido fundamentalmente a la carencia de recursos económicos y de personal, que posibiliten el uso racional de los equipos informáticos con que dispone la empresa materia de estudio; frente a esta realidad las autores del presente trabajo de investigación titulado "IMPACTO DEL SOFTWARE "GESDOC" EN LA GESTIÓN DOCUMENTARlA DE LA UNIDAD DE ARCHIVOS DE LA EMPRESA SEDA HUÁNUCO S.A., AÑO-2015", pretenden mejorar la situación actual de los procedimientos administrativos de gestión documentaría y documentando los procesos actuales y con apoyo de las herramientas tecnológicas de información, incorporar un software a medida de manera que facilite y mejore los procesos comerciales y la toma de decisiones del negocio. En el trabajo de investigación se ha formulado la siguiente interrogante principal: ¿De qué manera influye la implementación del software GESDOC en los procedimientos de gestión documentaría en la Unidad de Archivos de la empresa SEDA HUÁNUCO S.A. El cual mediante los resultados obtenidos con la implementación del Software GESDOC, se ha logrado mejorar los procedimientos administrativos de gestión documentaría de la Unidad de Archivos refleja en el mejor control del almacenamiento, búsqueda y recuperación de los documentos históricos que llegan de las diferentes unidades de la empresa. Además se ha mejorado sustancialmente la elaboración de los resúmenes e informes de los documentos recibidos y reenviados de la Unidad de Archivos. El sustento teórico y práctico del trabajo de investigación se basó en los conceptos fundamentales de las plataformas de diseño de sistemas de información basados en computadora, de las bases de datos, así como de la mejora de procedimientos, mediante los conceptos del campo de la investigación de operaciones e informática, los cuales nos han permitido conocer cómo funciona el sistema tradicional del sistema de gestión documentaría de la empresa y en base a ellos se diseñó e implantó un nuevo modelo de desarrollo de los procedimientos con apoyo y sustento de las tecnología de información y comunicación (TIC). Por su nivel el trabajo de investigación reúne las características de un estudio de nivel experimental Se ha utilizado el método científico como método principal. Las técnicas que se utilizaron en el desarrollo del trabajo de investigación fueron las encuestas, las entrevistas, las observaciones, el análisis documentario y la navegación en los buscadores de internet, con sus respectivos instrumentos, los que permitieron recopilar y procesar los datos. Al final de la investigación, los resultados que se obtuvieron fueron: Se logró diseñar y desarrollar un sistema informático el cual se denomina GESDOC, que permite mejorar y automatizar los procedimientos administrativos de gestión documentaría de la Unidad de Archivos de la empresa SEDA HUANUCO S.A., para ello se han analizados los procedimientos que se llevaban a cabo de manera tradicional y luego mediante el lenguaje de programación VISUAL FOXPRO se realizó el diseño de la base de datos y el desarrollo de los módulos para los procedimientos analizados. Los procedimientos de gestión documentaría automatizados mediante el Software GESDOC son: Registro de documentos Escaneo de los documentos recibidos Proceso de Búsqueda Recuperación de los documentos solicitados Registro de trabajadores Registro de los documentos reenviados Determinación de resúmenes y estadísticas de documentos recibidos y reenviados. Se ha logrado mejorar la atención del servicio de la Unidad de Archivos de la empresa SEDA HUÁNUCO S.A. mediante la implementación del sistema informático GESDOC el cual otorga mayor rapidez en las solicitudes formulados en la recuperación de los documentos, así mismo se permite la entrega de los documentos con mayor calidad para su impresión física. Mediante la aplicación del Software GESDOC se ha logrado mejorar significativamente la elaboración de los diversos informes de las estadísticas e informes de los ingresos y egresos de la documentación histórica que se genera en la Unidad de Archivos de la empresa SEDA HUÁNUCO S.A.